Categories
Tổng Hợp

Po Là Gì? Quy Tắc Sử Dụng Và Quản Lý Hiệu Quả Đơn Đặt Hàng

PO hay đơn đặt hàng là một khái niệm không còn xa lạ đối với các cá nhân, tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại. Vậy thực hành po là gì và nó có ý nghĩa như thế nào đối với hoạt động kinh doanh? Hãy cùng tìm hiểu ở phần bình luận bên dưới.

1. po là gì?

PO (Purchase Order) là khái niệm về đơn đặt hàng. Đây là một tài liệu thương mại được gửi từ người mua đến nhà cung cấp để ủy quyền mua hàng. Đơn đặt hàng là một hợp đồng ràng buộc chính thức để mua hàng hóa hoặc dịch vụ.

po-la-gi-a1-egt

Vai trò quan trọng của PO đối với các doanh nghiệp thương mại

Đơn đặt hàng phải bao gồm tất cả các chi tiết của giao dịch thương mại, bao gồm đơn giá do người mua và người bán thương lượng và số lượng từng mặt hàng mua, bao gồm: kiểu dáng, màu sắc, …

Nhiều đơn đặt hàng cũng chính thức hóa các điều khoản thanh toán và vận chuyển. Mỗi đơn đặt hàng phải có một số duy nhất để dễ dàng theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai và khớp với hồ sơ vận chuyển.

2. PO có nghĩa là gì?

Là một loại giấy tờ quan trọng, PO có ý nghĩa lớn đối với một doanh nghiệp. Đây được coi là tài liệu để kiểm tra, đánh giá các vấn đề liên quan đến đơn hàng.

Ví dụ, sau khi hai bên ký hợp đồng, đơn hàng mua sẽ bao gồm số lượng, giá cả, các điều khoản, tình trạng thanh toán và nhiều điều kiện khác của hàng hóa. Mục đích chính của việc tạo PO là tìm kiếm các dịch vụ và mặt hàng để thực hiện các giao dịch hàng ngày thuận tiện hơn.

po-la-gi-a2-egt

Với đầy đủ thông tin cần thiết, đơn mua hàng giúp đảm bảo tính hợp pháp và nhu cầu nhập hàng của người mua

PO cho phép người mua trình bày rõ ràng mọi nhu cầu và mong muốn của họ thông qua các nhà cung cấp. Chúng có sẵn cho cả hai bên trong trường hợp đơn đặt hàng không được giao để trao đổi.

Cung cấp cho các đội mua sắm, tài chính và vận hành tài liệu chính thức về việc giao hàng và tình trạng giao hàng. Sau khi đơn hàng được tạo, chi phí sẽ được xác định từ đó bạn sẽ có thể đánh giá và xây dựng kế hoạch chi tiêu phù hợp hơn.

Trong trường hợp không có hợp đồng chính thức, các đơn đặt hàng có giá trị pháp lý ràng buộc. Lúc này, đơn đặt hàng trở thành văn bản pháp lý khi được nhà cung cấp chấp nhận.

Ngoài ra, đơn đặt hàng cũng là một trong những yếu tố quan trọng giúp quá trình kiểm toán diễn ra suôn sẻ hơn khi đảm bảo rằng đơn đặt hàng được phát hành, xử lý và ghi chép.

Thứ hai, nội dung chính của PO

Để đảm bảo sự rõ ràng, dễ hiểu và đầy đủ thông tin cần thiết cho quá trình đặt hàng và mua hàng, đơn đặt hàng sẽ bao gồm các yếu tố cơ bản sau:

số thứ tự

PO được thành lập

Người bán / Người mua: Tên, Liên hệ

PIC

Sản phẩm / Mô tả Sản phẩm

Hàng hóa / Số lượng sản phẩm

Thông số sản phẩm

đơn giá

Tổng giá trị hợp đồng

điều khoản thanh toán

điều kiện giao hàng

Các điều kiện đặc biệt như chiết khấu, FOC, …

Người mua và người bán chữ ký

po-la-gi-a3-egt

Hóa đơn thường được tạo sau khi mua hàng đã diễn ra

3. Sự khác biệt giữa Invoice và PO?

Hóa đơn hay còn gọi là hóa đơn là chứng từ được lập khi mua bán hàng hóa. Nhiều người nghĩ PO cũng là một hình thức hóa đơn, nhưng thực chất hai khái niệm này không giống nhau, chúng được phân biệt rõ ràng qua các câu hỏi sau:

Đơn đặt hàng (PO) sẽ được người mua chuẩn bị khi họ có nhu cầu đặt mua hàng hóa và dịch vụ. Trong khi đó, hóa đơn do người bán tạo ra để lưu trữ giao dịch mua / bán đã diễn ra và để yêu cầu thanh toán khi hàng được chuyển đi.

Đơn đặt hàng được gửi cho người bán và hóa đơn được gửi lại cho người mua.

Đơn đặt hàng chỉ được tạo khi người mua có nhu cầu đặt hàng. Người mua sẽ tạo hóa đơn sau khi mua hàng thành công. Hóa đơn sẽ được tự động xuất và quản lý công nợ trên phần mềm quản lý hóa đơn.

Đơn đặt hàng thường yêu cầu rõ ràng các thông tin bắt buộc trong hợp đồng mua bán sản phẩm và dịch vụ. Đồng thời, hóa đơn thường chỉ dùng để xác nhận quá trình bán hàng và lưu trữ các chứng từ phục vụ cho quá trình quyết toán.

4. Quy trình sử dụng PO

Tùy thuộc vào loại hình kinh doanh, quy trình mua sắm cho các PO khác nhau. Tuy nhiên, nói chung, các bước sử dụng và tạo một PO sẽ tuân theo quy trình sau:

– Bước 1: Người mua hiểu và quyết định mua bất kỳ sản phẩm, dịch vụ nào cho doanh nghiệp.

– Bước 2: Người mua sẽ xuất lệnh mua hàng cho người bán để bắt đầu quá trình mua hàng.

– Bước 3: Người bán nhận PO và xác nhận với người mua xem các điều kiện đặt hàng có được đáp ứng hay không. Nếu người bán không thể đáp ứng yêu cầu của người mua, đơn hàng sẽ bị hủy.

– Bước 4: Nếu người bán xác nhận giao dịch, người mua sẽ chuẩn bị đơn hàng theo số lượng đặt hàng trong kho hoặc sắp xếp sản xuất để đảm bảo cung cấp đủ hàng đúng hạn.

– Bước 5: Sau khi sản xuất đủ số lượng đơn hàng, người bán có thể yêu cầu đơn vị vận tải – kho vận chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ vận chuyển theo số lượng đơn hàng mà người mua đã đặt.

– Bước 6: Người bán xuất hóa đơn cho đơn hàng. Bao gồm mã số đơn hàng do người mua gửi để đảm bảo tính chính xác và khả năng kiểm tra chéo thông tin giao hàng một cách nhanh nhất có thể.

– Bước 7: Sau khi người mua kiểm hàng, thanh toán cho người bán theo các điều khoản trong đơn mua hàng.

5. Làm thế nào để quản lý đơn hàng mua hiệu quả?

PO là một trong những tài liệu quan trọng nhất đối với doanh nghiệp, vì vậy việc quản lý PO đúng cách là yếu tố quan trọng để giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp.

Quản lý các nhà cung cấp mà doanh nghiệp của bạn đăng ký. Hồ sơ nhà cung cấp phải đảm bảo rõ ràng, dễ tiếp cận và đơn giản hóa các hoạt động mua hàng. Điều này sẽ giúp cho việc lựa chọn nhà cung cấp trở nên dễ dàng và chính xác nhất.

Tạo các ràng buộc chi phí liên quan đến ngân sách bằng cách phân loại các sản phẩm và dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho và chia các giao dịch mua thành các danh mục.

Thực hiện hệ thống phê duyệt mua sắm để kiểm soát chi phí và ngăn chặn việc quản lý tài chính kém. Có quy trình phê duyệt phù hợp sẽ ngăn chặn việc mua hàng không đạt yêu cầu, đặc biệt nếu các đơn đặt hàng trùng lặp được đặt cho cùng một sản phẩm.

Cung cấp đánh giá kiểm tra dự án và đảm bảo chất lượng để giúp duy trì tính chính xác của dữ liệu đơn đặt hàng. Do đó, hãy giảm thiểu sai sót và đảm bảo rằng tất cả các chi tiết đều được điền chính xác, bao gồm các thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả hoặc chi tiết vận chuyển và phí tiêu thụ đặc biệt.

Quản lý hồ sơ, tài liệu để đảm bảo quá trình kiểm toán. Hồ sơ cần được bảo quản hợp lý để giảm thất thoát, nhầm lẫn và đặc biệt là đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.

Quy trình hủy đơn hàng cần phải rõ ràng. Ngoài ra, khi một PO bị hủy, phải có tài liệu chính thức, bao gồm thông tin liên quan và chữ ký chấp thuận. Các đơn đặt hàng đã hủy phải được nộp cùng với các tài liệu liên quan.

Với các cửa hàng bán lẻ, các đơn hàng hay đơn mua hàng sẽ được quản lý nhanh chóng trên phần mềm quản lý bán hàng đảm bảo cho việc lưu trữ và quản lý hiệu quả.

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp bạn quản lý và theo dõi toàn bộ quá trình từ đặt hàng, nhập hàng đến nhập kho. Điều này đi kèm với việc quản lý chi tiết tất cả các nhà cung cấp và công nợ để tính toán chi phí nhập khẩu và thanh toán đúng hạn.

Ngoài ra, dựa trên báo cáo bán hàng của phần mềm, bạn cũng có thể đánh giá hiệu quả bán hàng của từng sản phẩm từ từng nhà cung cấp. Từ đó theo dõi nhu cầu của khách hàng và lên kế hoạch nhập hàng cho phù hợp.

Trên đây là những thông tin chính bạn cần biết về po là gì và PO có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động kinh doanh. Tôi hy vọng những chia sẻ của chúng tôi ở trên có thể giúp bạn nâng cao hiệu quả thực thi PO và quản lý dễ dàng hơn.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published.